Beberapa
jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya
dalam file agar informasi dapat dilihat atau dipanggil kembali jika diperlukan.
Perusahaan asuransi dan bank merupakan contohnya. Pada mulanya, perusahaan ini
mengurus filenya pada kertas, namun lama-kelamaan ruangnya tidak cukup
menampung semua kertas yang ada. Cara mengatasinya adalah dengan menyimpan
tampilan (image) dokumen tersebut dari pada harus menyimpan bentuk dokumennya.
Aplikasi OA yang melakukan hal ini disebut image
storage and retrieval. Untuk
mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microfilm.
Dokumen kertas satu ruangan penuh dapat disimpan dalam
sedikit gulungan atau lembaran yang dapat dimasukkan dalam laci meja, sehingga
sangat hemat ruangan. Alat untuk mencetak microfilm disebut Computer Output
Microform (COM) device. Untuk menampilkan dokumen digunakan microfilm viewer.
Untuk menghasilkan salinan kertas ukuran penuh digunakan microfilm printer.
Microfilm
Microfilm adalah alat yang digunakan untuk memperkecil bentuk fisik arsip sampai ukuran 8 atau 16 mm yang bertujuan untuk menghemat ruangan dan mengawetkan arsip. Microfilm yang digunakan untuk arsip biasanya microfilm berupa roll (microform) dengan ukuran film 35 mm dan berupa lembaran (microfiche) dengan ukuran film 16 mm.
Bentuk-bentuk Microfilm
a. Microfilm Roll
Microfilm ini berbentuk roll film yang panjangnya 100 feet (3048 cm). Microfilm ini terdiri atas 2 jenis, yaitu :
1. Roll film berukuran 16 mm x 100 feet
2. Roll film ukuran 35 mm x 100 feet
2. Roll film ukuran 35 mm x 100 feet
b. Microfilm Jacket
Microfilm ini berupa strip yang beirdi 12 frame yang dimasukan ke dalam kantong plastik (jacket) ukuran 4 x 6 inci.
c. Microfiche
Microfilm ini berupa lembaran 4 x 6 inci.
d. Microfilm Aperture Card
Microfilm ini berupa lembaran film yang berukuran 35 mm. Tiap lembar film berukuran 3 x 4 cm yang ditempelkan pada lembaran seperti kartu komputer dengan 80 karakter.
e. Microfilm Cartridge
Microfilm ini berupa roll film yang berada dalam cartridge (kotak) dengan film ukuran 16 mm x 100 feet.
Macam-macam peralatan Microfilm
Dalam proses pembuatan microfilm diperlukan alat yang memiliki fungsi masing-masing, alat tersebut antara lain :
a. Camera
Untuk memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film.
b. Processor
Untuk memproses atau mencuci film-film yang sudah terisi arsip sebagai hasil kerja camera.
c. Duplicator
Untuk menggandakan atau membuat copy film.
d. Reader
Untuk membaca microfilm melalui layar monitor.
e. Reader Printer
Sebagai alat mencetak kembali microfilm.
Cara perekaman Microfilm
Untuk memperoleh mutu gambar yang baik dan tahan lama serta merancang sistem pencarian kembali (retrieval) yang cepat, hendaknya di perhatikan 3 hal sebagai berikut.
a. Jenis film disesuaikan dengan ukuran
1. Film silver halide, jenis film ini mempunyai daya tahan yang baik.
2. Film diazo, jenis film ini memiliki daya tahan 50 tahun.
3. Film vecicual, jenis film ini memiliki daya tahan yang paling rendah.
b. Cara pemotretan
1. Periksalah lensa kamera agar selalu bersih dan tidak berjamur.
2. Perhatikan warna setiap kertas dan tulisan agar memperoleh gambar yang jelas.
3. Siapkan lembaran-lembaran kertas yang dituliskan
- START
- DAFTAR ISI
- CONTINUE TO
- THE END
c. Pemrosesan Film
1. Bahan kimia untuk mencuci film yang telah sebaiknya dibuang jika telah seminggu lamanya dipakai.
2. Perhatikan temperatur yang ditujukan pada alat pengontrol temperatur.
Pemeliharaan Microfilm
a. Hindari penyimpanan pada ruangan udara yang lembab.
b. Hindari pemegangan secara langsung.
c. Hindari sinar matahari secara langsung.
Cara penyimpanan tampilan microfilm tidaklah terlalu sulit, namun pemanggilannya kembali agak lambat. Cara pemanggilan kembali (retrieval) yang terbaik adalah dengan cara memasukkan tempat atau lokasi tiap tampilan microfilm tersbeut ke dalam komputer. Record pada komputer berisi atau ditulisi key (kunci), misalnya nomor pemesanan penjualan, bersama-sama dengan kumparan microfilm dan nomor kerangkanya. kemudian, jika seseorang ingin melihat Sales Order 13275. Misalnya, key tersbeut dimasukkan ke dalam komputer dan layar akan menunjukan bahwa tampilan tersebut berada pada Reel 212, Frame 98. Cherry Picker (pemanggilan tampilan) bertugas memanggil reel (kumparan) lalu menampilkannya pada layar dan mungkin ia mengcopynya. Walaupun hal ini merupakan cara tercepat untuk memanggil record microfilm, namun ia tetap menghabiskan waktu.
Sumber :
